私ご指名の相談は、なぜか理事会役員でない方からばかりで、理事会を糾弾したいみたいなのが多いんですが、私は理事会役員でない住民としては暮らした経験ってないんですよね。非理事の住民の気持ちは私にはわからないから、私のお返事はいつも”理事会目線”です。
住民板の一番上に張り付いているような案件で、判る人にはどこのマンションだかわかる質問も多い。多くある質問って、”こんな運営では資産価値に関わるのでは？”なんですが、住民板が炎上しているほうがよほど中古で買う気がなくなんないか？とか思わないでもない。
なお、件の掲示板中に私が話題ででてきますが、書いても１円にもなりませんし、余程気が向かないと個別マンションの掲示板に書き込んだりはしてません。
質問は
基本原文のままですが、誤字のみ少し修正。差出人: 湾岸タワー住民
アンケートを実施して、その結果も公表されず、総会議案を決めた理事会の議事録も公開されないままで、多数の提案を抱き合わせで1議案としている中に、近隣のマンションでも評判の悪い野菜市の運営会社の導入実施があります。それが含まれている議案に反対すると、私としては賛成の提案にまで反対したことになってしまいます。
①アンケート結果や、決定の経緯を示した議事録なしで総会に提案しても問題ないでしょうか？
②総会の議案を替えてもらえる方法はあるでしょうか？ 既に半数くらいは総会に書面をだしているようです
③議案は非常に多数で、はるぶーさんは多すぎる議案数は望ましくないとされる書き込みをTwitterでされています。私のように同じ議案の中に反対と賛成の両方があるとかなり困ってしまうわけですが、それでも議案はまとめて一つにすべきだと考えられますでしょうか？
本件、こちらのお便り返しと同じマンションです。いよいよ総会上程となったわけですね。併せてお読みください（同じ内容の繰り返しが一部にあります）
野菜市のトライアル実施で掲示板が炎上？（行事の外注化）
”アンケート”は規約規定にない
私はそもそも”野菜市”の実施を総会議案にする必要があるかどうかも疑問に思っています。そのくらい理事会が決められないで、もっと重要なことが判断可能なのかなと。理事会にこれってどうなのよ？と責めて意味がある（訴訟して勝てる等）のは規約で”must”なものに限られます。湾岸タワー住民さんの質問は、”should” か ”better” な範囲のものです。
重大な方針決定ほど”理事会で１案”に絞ってYES/NOの２択で総会で直接意見を問う形で実施すべきが私の考え。事前に意見を問うアンケートをしろとか規約に書いてあるわけもなく、そもそも必須な “must”なものではない。
大規模マンションだとアンケートをしても回答率は２－３割がいいところ、非常に関心の高い人ばかりが回答するので（今回の事例だと、野菜市のに反対の人は回答するけど、理事会にお任せという方は回答しません）どんな結果がでても残りの人はどうなんだ？となります。
うちは総会なら９９％が参加します。”理事会にお任せ”（委任状）という声も含めて全戸に意見を問うのが自然で、総会にきて叫んでいる人のせいで議案とりさげと同様に、掲示板で怒っているごく一部かもしれない人の意見に理事会運営が左右されるのも変です。
大規模マンションだと理事数も多い。うちは自治会的部門も抱えていて理事数は30名に達し、殆どが輪番で最初は採用されていますから政治的立場や価値観の偏りは考えにくい。理事30人が全員一致できる提案を500-1000戸に訊いても、賛成率は9割以上である確率が統計的には90%を超えます。大人数の理事会で皆が納得できればアンケートは不要だから、理事全員が納得できる１案の作りこみに力を注ぐべきで、それでは気に入らないならその人は理事になるしかないと思うわけです。
実施方針の可否そのものを問うアンケートは私の組合では実施しません。管理費（タワーは電気代が昨今大変）や積立金（築浅だと必ず足りない）を値上げしますか？しませんか？とか組合としてど本線の案件は総会すればよいだけで、アンケートで訊く意味がないからです。意見交換会・説明会はまめに実施しますが、方針そのものをアンケートで問うってなにか理事会が責任放棄している気も。責任とって１案にまとめてYES/NOで総会で訊けよが私の意見。
一方で、もしもアンケートをしたのであれば、終わったら結果は公開が”望ましい“とは思います。結果を公開しないアンケートならやらんほうが”better”かなと。
ただアンケートって紙でやると集計の手間がすごいです。自分で一度集計をやってみればわかる。
私は住民専用のポータルサイトで実施して回答締切とともに自動的に、意見の票数や、記述式の意見が公開される仕組みを利用しています。理事会がきまずい指摘を隠すなど一切の加工はできませんが、それじゃ困るならアンケートしないほうがましかなとも。
総会への議案上程は理事会の決議事項ですから、総会前の理事会でどんな議論があって決まったのかを示す理事会の議事録は早期に公開が同じく”望ましい”。でも、そもそも議事録って管理事務室に閲覧要求をだせば許可をえて閲覧できる以上の公開義務は”規約にはない”のが普通です。情報公開をすることで、理事会への信用が高まりますから私のマンションはPDFで大部の議事録を次の理事会の前にポータルサイトで公開していますが、それは規約上は”must”ではない”サービスでの実施”にすぎません。
件の理事会は情報公開には消極的に感じられるかもしれないですが、仕事の方手間でやっている理事会は総会対応で必死でそこまで手が回っていないのかもしれない。せいぜい理事会あてにあれどうなった？と名前を名乗ってお手紙だせばいいだけのことで、匿名の掲示板で大騒ぎすることかなぁとは。理事は名前を出して体動かしてやってるのに、匿名を隠れ蓑に掲示板でタコ殴りってのには感心できません。それで来年立候補する人がでてくるかな？
総会議案を招集の後で変更可能？
”議案そのものが本質的に変わる”変更の場合、総会は招集からやり直すのが筋です。メガマンションではとても難しい。今回の事例も大型連休中に書面提出の締切になったなどもともとぎりぎりの日程で大抵は運用されていますから。では議場で、動議を提出可能かといえばこれは”可能”です。よくある事例では、選任しようとしている理事数が規約上限数未満だから、この場で立候補して理事になりたいというものがあります。これを議事進行上で”なかったこと”にして裁判で理事会側が負けた裁判例があります。 ”リスト全員を選任すること”が議案であれば、その動議は”元の議案を変えていない”からで、議場での立候補お断りなら、変なもめ事を避けるためにそこまで議案の議決事項に書くことが望ましい。
一方で、総会に実際に参加するのは全戸のごく一部です。総会参加者の大多数（うちでは実際に議場に来るのは１％未満で残り99%が書面参加）は、議案書だけをみて賛否を判断しているわけで、議場で出された動議については知ることはできません。総会は議場に来なかった人への公平性の確保が命です。動議部分については、議長は欠席者の票を”賛成には使えない”ので、動議はとりあげないといけませんが、結果として採用される可能性がほぼ０です。
総会の議案は事実上は変更不可能だと思ったほうがよろしいかと考えます。
総会の議案数は多いほうがよい？
湾岸タワマンではなぜか議案数がとても多いというのは、割とよく訊く話です。とある理事長さんが２０議案超を上程！とかSNSで議案数の多さを威張っていたのですが、これは素晴らしいことなのかどうか？ 私としては異議あり。総会をやると議案への質問や意見が100を超えて届くとかの組合が沢山、理事会に”もの言う”オーナーが多いのが湾岸タワマンの特徴といえます。これがもう少しお安い郊外の板型マンション（うちがそう：4月総会は事前質問0）や、もっと都心の超高額のマンションだと、ずっと総会議案への関心度は落ちます。
質問だけで100とか届くとかだと、割と小さな案件でも個別の議案で個別に承認をとりたいと理事会が考える気持ちは理解できないこともない。
一方、はるかにでかい規模の会社の株主総会の議案書で、決算承認や役員の承認などはありますが、個別のこまごました事業に個別に承認をとったりしないですよね。
大規模マンションの運営では、一回総会をするだけで準備こみで何か月もかかることからきちんと運営していくためには、規約や細則などを整備して、小さな案件に個別に総会承認は必要ないようにしていかないと、１年任期の理事だったら提案したらなんでも総会案件ね！と言われたしまったら、総会は普通年１回ですから自分の任期の間になにか自分がマンションを改善した結果を理事として見ることができません。それじゃ理事をやる気がでないだろうなと思うわけです。
また、ある細かい案件で議案にしてしまうと、後で理事の入れ替わった理事会が、３年前には似たことで議案にしているのに、今回はなぜ議案じゃないの？と言われることから、無数に議案があるという状況が固定化されやすい。この質問は昔はこまごまとなんでも議案化していた（今よりずっとお金もなかったせい）私は今でも総会で受けることがあります。
なにかのお金のかかる改善をした結果として、”規約も””細則”も変更がないなら、その事業経費は予算案中でも計上されているわけです。手前の議案が否決されたら予算案はどうなるの？という質問も想定されます（うちでは必ずでてきた質問です）。予算枠の上限縛りを科目ごとに与えるのが予算案の趣旨なわけですから、よほどの大型事業でもない限り、一括して予算案の中に計上したほうがよいのではと思うわけです。
うちでの議案の組み方ですが：
- 予算措置を要するもので、変えた結果として”規約”も”細則”も変更のないものは基本は”事業規模によらず”に予算議案の中に一緒に決議する形でまとめる。
- 会社名などの固有名詞や、見積書などは決議の対象としない（過去に一括受電を会社名こみで議決して会社を代えるためにまた総会になったことあり）で、予算の上限枠取りのみを議決する。
- 業者への共用部分の一時的な利用許可などは、それを可能とする”規約や細則”の制定の形で提案する。
これが今年の予算案の中で議決されている事案の例
年に２回総会をしているせいもあって、議案数は今年の通常総会では7に押さえています。こんな感じでいろいろまとめて”予算案”で一括承認なのでばらばらにすると凄い議案数になりますが、まとめても反対は１％ほどですから、ばらばらに議決しても誰も得しない気もします。
今回の事例に思うこと
今回話題になっているコミュニティ関連の支出であれば、行事や美化案件（正月には門松が欲しいとか、クリスマスツリーくらいは大規模マンションならあって普通です）は総額ではコントロールできても、個別には金額を決めにくいものですから、行事など全てで利用できる上限額はいくらという予算案内に含めたほうがよく、個別にひとつひとつ承認をとるのはちょっとスジが悪いようにも思えるわけです。インフレ時代で人件費や電気代が上がったり、マンションは経年すると何もしなくてもあちこち壊れてくるなどで、修繕費（一般会計計上）は年々上がってきます。
そのために一般会計全体での予算の収支が厳しいから、行事も美化も何もしないほうがいいとは私は思いません。さすがに単年度赤字の決算はだせませんが、必死で収支改善で何年もかけてお金を捻出してマンションの一番大きな木には冬にはイルミネーションをしています。LEDは買取ですが、毎年つけてはずすのに高所作業車が要りますから、一定額を予算計上して拠出しています。なくても別に誰も困りませんが、こういうのがなにもなしだとして理事になる人がでてくるか？です。
入学シーズンには玄関に桜とか、割と派手めに美化案件にお金つかっていますが、これをやめても管理費は１㎡あたり１－２円安くできるか程度かな。新入生がよく家族で記念撮影していますし、文句をいうオーナーはいません。
できれば、マンションだけの自治会みたいなものを作って、独自の財源をもたせれば揉めにくいのですが、そちらは既に別にあるように難しいかもですね。一定の上限を定めた枠取りをしてそれを超えない範囲では、支出はその運営組織に裁量を認めるのがスマートな気はします。
うちだと管理費の一部として、全戸定額500円（もと自治会費を移管：最近改定）集めているので、年～300万円が、理事会の下に組織しているコミュニティ委員会に配分されていて、理事会では年間にそれを超えないならなんの行事をするかとかにいちいち議決はとっていません（金額>30万円の大型行事を除く）。
1000戸とかあれば月300円で年400万円ですから、普通に”手作り”で行事実施すれば使い切れないほどの金額になりますし、これを０にしたから、管理費（電気代で何千万と支出が変わる）や積立金（そちらのマンションは初期設定で特に積立が著しく不足です年に億円単位）の問題がそれで消えてなくなるわけでもないので。
野菜市にしても、他のマンションでも掲示板が炎上しているようですから、”個別の会社”の問題なだけかもしれないわけで（うちも毎月野菜市やってます；定期的にあると慣れてきて列ができたりはしません）、会社名を議決するようなことはしないで、共用部分に、物販などの会社を導入する場合に理事会決議で可能にする”ルール”を細則に書き込む形で導入するほうが、ほかの会社に代えたり、別のサービスをいれたりと理事会が機動的に動けて有利です。
確かに質問に書かれているとおり、議案としてひとまとめにすると、Ａには賛成だがＢには反対（おそらく野菜市にだけ反対したい？）の場合、両方賛成するか反対するかしかなくなります。然しながら、そこまでの拘りがあるのであれば、理事になっちゃってコミュニティの担当者にでもしてもらったほうがてっとり早い気もするのです。
理事会の側からみると、いろいろな反対を集めそうで抱き合わせは一見不利に思われがちですが、規約書き換えは1か所やるより100か所くらいまとめて書き換えたほうが反対はでにくいというのは、長く理事経験のある人は皆知っていることです。極端に毛色の違うものをまとめているとかでなければ、これは理事会側の裁量範囲かなと思っていて、私自身は、議案数は少なくまとめる方向で特にここ数年は進めています。
あわせて読みたい
【better】【should】【must】の区別は、こちらの管理士さんのブログからのパクリです。対応策と併せて読んでみるとよいかもしれません。
リンクの名前が総会意見通らない・・・（苦笑）
マンションの総会（理事会）で意見が通らない！
その要求の通し方、教えます。
【黒ひつじマンション管理士】
https://blacksheep-mansion.com/mansionsoukaiikentooranai/
終わりに
既に長くなったので、”アンケート”ってどんな場合にやるの？とかは気が向いたらまた別のブログにて。うちのアンケートは目的が全く違います。なお、次回ブログは 5/25-27に東京ビッグサイトのマンションEXPO2023で講演・対談しますの案内です。
私はそこでブースを併設してもらっているように、提案されている会社の１つから所属ブロガーとしてのマネジメントを受けていて、ほかにも契約時の規約と契約書の整合のチェックなど（このマンションではしていませんが）も依頼を受けると実施していますので、完全に無関係ではありません。
これはきちんと書いておかないとフェアではないですので一言。
今回のきっかけは、”理事が会社を紹介した”ところにもあるように思いますので。私は会社は公募するか、他の人に紹介させるか、自分で紹介したら理事会での採決には参加しないようにしています。自分のクビが一番大事だから。
!! 重要 !!
本ブログの内容は、著者の個人的見解であり、著者のマンション管理組合、勤務先、RJC48も含めその他所属する一切の団体の意見、方針を示すものではありません。
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